document - NTY Blog - NTY.it

DMS - Document Management System

Il DMS si differenzia dal PPP perché, oltre all’ottimizzazione delle periferiche e alla riduzione dei costi relativi ai documenti su carta, consente di allargare l’area di intervento anche al documento elettronico. Come per il PPP, è prevista una fase iniziale di analisi che per il DMS comprende anche la mappatura dei flussi documentali sia cartacei che elettronici e l’individuazione dell’architettura tecnologica (hardware e software) esistente per capire quali siano le aree nelle quali è necessario intervenire, per le quali la nostra Azienda propone differenti soluzioni:

• Network Print Management & Control: soluzioni per il controllo delle apparecchiature di stampa via rete, per la gestione delle stampe e la statistica individuali;

• Form Management: soluzioni per la stampa dati variabili da host, gestione dei moduli elettronici e delle stampe in modalità print-on-demand;

• Document Distribution: soluzioni per la distribuzione dei documenti in formato elettronico (scansioni, fax, documenti provenienti da archivi elettronici...);

• Document & Information Management: soluzioni per la modifica, l’archiviazione e la ricerca dei documenti, per la gestione del protocollo informatico e l’archiviazione sostitutiva, in conformità alla normativa vigente;

• Workflow: automazione parziale o totale dei processi documentali secondo regole procedurali che prevedano la validazione dei documenti.

I vantaggi strategici e operativi che abbiamo prima citato a proposito del PPP sono validi anche per il DMS, che in più consente di migliorare la gestione dei documenti elettronici. È importante sottolineare che, nella modalità DMS, il Cliente non acquista un insieme di programmi software, ma un servizio di gestione, il cui costo è proporzionale all’utilizzo. Anche i servizi di DMS sono gestibili in modalità Pay Per Page.

Schema PPP e DMS